Högst upp på agendan för många organisationer är att bli mer insiktsdrivna, det vill säga att kunna basera allt fler beslut på fakta och prediktiva analyser och att kunna använda data för att driva innovation och hitta nya affärsmodeller. Från att ha varit en snackis i många år finns de tekniska förutsättningarna, lätt tillgänglig via olika molntjänster. Men för att bli riktigt framgångsrik och verkligen maximera nyttan av all tillgänglig data behöver grunderna vara på plats.  

Fyra konkreta råd för att bli en insiktsdriven organisation

Troligtvis har din organisation redan nu många delar på plats men förmodligen inte alla och det kan finnas utmaningar med att få till helheten. Här är några konkreta tips på hur du skapar en insiktsdriven organisation: 

1: Driva ett agerande i önskad riktning

Det låter självklart att slå fast en riktning, oavsett om det är utifrån en vision, strategi, affärsplan eller vad ditt företag använder för att staka ut vägen. Redan här fallerar många i sin ambition att bli mer insiktsdriven. Det är väldigt lätt att druckna i mängder av mål, KPI:er och rapporter, mer eller mindre tydligt definierade och där somliga ibland faktiskt motverkar varandra. Mäter du allt styr du mot inget. Vi beskriver bara vårt nuläge men vi styr inte mot något och sannolikheten att nå målen minskar därför drastiskt. 

Tricket är att våga fokusera. Våga sätta tydliga och få mål, helst bara ett mål. Här och nu är alltid något mer viktigt än något annat och något är viktigast. För varje mål som läggs till en organisation eller individ minskar sannolikheten att nå det viktigaste målet. 

Ett enkelt exempel är det långsiktiga målet ökad lönsamhet. För att nå det målet behöver fokus här och nu vara på tillväxt. Bryt ner tillväxtmålet till tydliga mål för varje medarbetare som går att påverka. Kontrollera att övriga mål, exempelvis lönsamhet, ligger inom acceptabla gränser och agera endast om de är utanför de satta gränserna.

Detta förutsätter ett agilt arbetssätt där målen inte är statiska utan kontinuerligt byts ut. Tillväxtmålet kommer över tid att byta plats med lönsamhetsmålet eller något annat som blivit viktigare givet strategin.

Målstyrning, som detta handlar om, är inte lätt, men om man inte sätter upp relevanta och påverkbara mål som driver fram ett önskat agerande för varje medarbetare, är det svårt att nå målet att bli en insiktsdriven organisation. 

2: Använd data för feedback och orsaksanalys

Forskning visar att en människas beteende påverkas bara till 20 procent av de mål som sätts men till 80 procent av att kontinuerligt följa upp dem. D.v.s. att sätta upp nya mål och prata om dem är meningslöst om det inte leder till att de följs upp och att man också gör något annorlunda. Svenska organisationer lägger 80 procent av tiden på att planera olika mål, men bara 20 procent på att agera efter dem. Det är för mycket snack och för lite verkstad. 

Här finns kanske den största potentialen i att bli data driven och den främsta orsaken till att investera i en BI lösningen. En klassisk BI lösning som fyller syftet med att kunna mäta målen men framförallt ge en frekvent och korrekt feedback på hur det går och att möjliggöra en orsaksanalys till varför det går som det går. 

3 måsten för en BI-lösning

  • Säkerställa att BI lösningen kan tillgodose behovet av att mäta, följa upp och att det går att genomföra en orsaksanalys för de prioriterade målen. Underskatta inte betydelsen av en enkel och förståelig visualisering
  • En BI lösning där det går snabbt att förändra mål, målnivåer, definitioner, datakällor och visualisering. Här är ett agilt datalager en förutsättning för att tillräckligt snabbt få ut förändringar i organisationen.
  • Ta tillvara på möjligheterna med Machine learning och Self Service inte minst för feedback och orsaksanalys

3. Uppföljning

Tyvärr är inte en effektiv målstyrning supporterad av den bästa av BI lösningar ett självspelande piano utan det behövs även en strukturerad uppföljning. 

Tre viktiga delar i en uppföljning som driver ett önskat agerande

Process

Ta fram en process för uppföljningen, ex: På våra ledningsgruppsmöten diskuterar vi alltid våra prioriterade mål och de av övriga mål som ligger utanför acceptabla gränser. Förväntan är att kunna rapportera status gentemot uppsatta mål med en orsaksanalys i syfte att ägna mötestiden till handlingsplaner.

Metod

Att analysera data, vända och vrida på informationen, skapa egna analyser och rätt kunna tolka resultat är en viktig förmåga som alla idag inte har. Detta måste läras ut och hur data på bästa sätt ska visualiseras behöver ständigt utvecklas.

Ordningsföljd och kalendarium

Bestäm när och i vilken ordning uppföljning ska göras. Ett enkelt men ofta förbisett råd. Bestäm en ordningsföljd och boka in detta i kalendern. 

Ex: En vecka efter månadsbokslutet analyseras utfallet mot satta mål och kommenteras. Två veckor efter månadsbokslut genomförs ledningsgruppsmöte med fokus på handlingsplaner givet utfall och lämnade kommentarer.

4 Utveckling och förvaltning

I en data driven organisation är det avgörande att kontinuerligt förändra och vidareutveckla samtidigt som driftsatta lösningar förblir robusta. Detta är ett stort och eget ämne för sig, men här är områden som behöver beaktas.

  • Change Management
  • Agil utveckling
  • Master data management
  • Ansvarsfördelning och ägarskap
  • Förvaltning

Summering

Med nedan grunder på plats finns alla möjligheter att bli en data driven organisation.

  • Våga prioritera givet strategin
  • En agil BI-plattform och ett agilt arbetssätt
  • Definiera och genomför uppföljning, utbilda på analysmetoder
  • Säkerställ en förvaltning som tål ständig förändring och vidareutveckling