En övervägande andel av Sveriges socialsekreterare uppger att de har för mycket att göra. Ett enkelt sätt att minska deras arbetsbörda är via automatisering - att låta digitala robotar sköta vissa administrativa sysslor, som exempelvis delar av hanteringen kring ekonomiskt bistånd. 

Undersökningar som gjorts de senaste åren visar att flertalet av Sveriges socialsekreterare upplever sitt arbete som extremt krävande. Sju av tio säger att de har en hög arbetsbelastning och en lika stor andel har funderat på att sluta på grund av att de har för mycket att göra*. 

Många säger dessutom att de önskar få mer tid för sina klienter och att de vill lägga färre timmar på administration. 

”Med automation kan man välja att minska den totala arbetsbördan. Eller att frigöra tid från administrativa sysslor. Tid som kan användas för att arbeta med förändringsprocessen och bygga närmare relationer med brukarna via fler personliga möten, exempelvis i form av uppsökande verksamhet och hembesök”, säger Anna Ljungberg, Area Product Owner på CGI i Göteborg. 

Innan Anna började på CGI 2018 arbetade hon i olika roller inom socialtjänsten i tjugo år - som socialsekreterare, verksamhetsledare, enhetschef och systemförvaltare. Hon är socionom i grunden.

Jag vet hur stressigt det kan vara. Och ofta är det så pressat att om man själv eller en kollega blir sjuk så ökar stressen ännu mer.

Ett sätt att bli mindre sårbar för sjukskrivningar kan vara att automatisera vissa administrativa arbetsmoment, som exempelvis hanteringen av ekonomiskt bistånd. 

”En delvis automatiserad process kan då även bidra till att det ekonomiska biståndet kan betalas ut i tid. Det minskar i sin tur stressen för mottagarna av biståndet, som ju lever i ekonomisk utsatthet och är känsliga även för små förseningar” säger Anna.

Enkelt att komma igång

Jarkko Parviainen är Head of Robot Process Automation på CGI i Stockholm. Han har tio års erfarenhet av att jobba med robotics och automation. 

"Det är enklare än de flesta tror att komma igång med automation. En inledande automatisering kring utbetalning av ekonomiskt bistånd kan man genomföra på bara fyra till sex veckor, säger Jarkko." 

Han understryker att man aldrig bör försöka automatisera alla moment genast. Och att det bästa är att komma igång med ett delmoment - en så kallad Minimal Valuable Product som kan köras i produktionsmiljö - och längre fram utöka och förbättra med fler delar.

”En tillräcklig ROI uppnås vid tjugo till åttiofem procents automation,  det vill säga att roboten hanterar tjugo till åttiofem procent av alla ärenden i processen. När man går högre och börjar närma sig hundra procent blir det svårare för roboten att bygga logik, vilket innebär mindre nytta i förhållande till insatsen. Då är det bättre att istället automatisera någon annan process.”

För de socialkontor som vill ta ett första steg mot automatiserad utbetalning av ekonomiskt bistånd föreslår Jarkko att börja med återansökan. Det är ett bra moment att inleda med, säger han.

Digital medarbetare som extra stöd

Jarkko förklarar att allt som vi människor kan göra i en dator kan roboten (den digitala medarbetaren) också göra. Exempelvis kan roboten använda programvaror eller skicka och ta emot e-post. 

”Roboten kan installeras lokalt på socialsekreterarens dator eller på socialkontorets server. Man kan ha flera robotar som utför olika arbetsuppgifter. Vi använder riktiga data och testkör allting innan lansering för att vara helt säkra på att automationen fungerar fullt ut - och att den genererar precis de fördelar och den nytta som socialkontoret efterfrågat.” 

Jarkko säger att det finns en inbyggd säkerhet i tekniken. Om något går fel och roboten inte vet hur den ska agera eller inte har mandat att göra det, då skickar roboten ansökningshandlingen till socialsekreteraren som kan lösa problemet manuellt. Roboten kan därmed liknas vid en digital medarbetare, som arbetar ihop med socialsekreteraren.

”På så vis försäkrar man sig om att återansökan eller andra moment som man valt att automatisera inte fastnar någonstans utan hela tiden förs vidare.” 

Han betonar också vikten av ett nära samarbete mellan CGI och uppdragsgivaren, i det här fallet socialkontoret och dess medarbetare. 

"Tillsammans tar vi fram lösningen och bestämmer vad roboten ska göra. Här ingår också att definiera vad den får göra. Från CGI bistår vi även med en mentorskapsmodell där vi utbildar medarbetarna på socialkontoret - socialsekreterarna, IT-ansvariga och andra - samtidigt som vi genomför automatiseringen."

Viktigt att förmedla alla fördelar

Anna påpekar att ny teknik ofta innebär utmaningar för enskilda medarbetare och för arbetsplatsen som helhet. 

”Många socialsekreterare har mycket att göra och upplever kanske att de inte har tid med förändringar. Då är det extra viktigt att tydligt förmedla vad ett sådant här projekt handlar om. Noggranna förberedelser är viktiga och även att noga beskriva vinster samt fördelar med automationen i syfte att få med sig alla. För många är det dessutom en utmaning att ta till sig ny teknik och det behöver vi också ta hänsyn till.”

Det kan ofta finnas, säger Anna, en rädsla för förändring generellt men också att automation ska vara ett steg mot att rationalisera bort sig själv. En risk som både hon och Jarkko understryker att ingen behöver vara orolig för. 

"En robot kan aldrig skapa en relation med brukarna. Det kan bara socialsekreteraren göra. Ta exempelvis ansökan om ekonomiskt bistånd. Reglerna säger att den sökande har rätt att lämna sin ansökan även via papper eller muntligen och då behövs manuella rutiner för att ta emot den, säger Anna." 

Enligt Jarkko räcker det med ett mindre antal månader för att en investering i en automatiserad process kring utbetalningen av ekonomiskt bistånd ska betala sig.

”Sedan är det bara att fortsätta dra nytta av den tid som frigörs. Tid som man kan använda för att minska den totala arbetsbördan eller ägna åt andra arbetsuppgifter”, avslutar Jarkko.  

*Källa: Novus Kartläggning Socialsekreterare 2018