Primary tabs

Vi på CGI Business Consulting fortsätter med den tredje och sista artikeln med insikter för att stötta CIO:er och ledare inom IT i att skifta fokus från den initiala reaktionen till att på bästa sätt hantera den nu pågående krisen.

I den här delen av artikelserien kommer vi att belysa hur man bäst hanterar interna och externa relationer samt det strategiska tänkandet (här hittar du artikel 1 och artikel 2).

 

Interna och externa relationer kräver noggrann styrning

 

SITUATION

Business Consulting - sista delen av tre i artikelserien om hur du som CIO tar nästa steg för att komma genom krisen

Den rådande krisen har lett till att de flesta företag och organisationer behöver se över sin personal både till antalet och till kompetensmixen. De befintliga medarbetarna måste disponeras optimalt och eventuella nedskärningar måste göras utan att man äventyrar en potentiell framtida tillväxt.

IT-tjänsteleverantörer har i och med pandemin i vissa fall problem med att leva upp till sina åtaganden gentemot sina kunder. Ett exempel är att utländska arbetstagare som kommit till Sverige har rest hem för att komma närmare sina familjer. Instabila nätverk och sämre bandbredd på hemmaplan har även ibland begränsat effektiviteten för medarbetare som arbetar på distans.

Interna gränssnitt och brist på samarbete mellan verksamhet och IT har traditionellt gjort det svårt för organisationer att styra och göra gemensamma insatser för att skapa största möjliga kund- och affärsvärde. På individnivå har frekvensen på interaktion och feedback mellan chefer och medarbetare direkt inverkat på individens effektivitet. I vissa organisationer finns också en misstanke om att hemarbete minskar de anställdas effektivitet på grund av bristande öppenhet och förtroende.

När det gäller det interna stödet kan administrativa avdelningar inom organisationen belastas med ökat manuellt arbete som exempelvis en plötslig ökning av ansökningar eller frågor från oroliga kunder och medarbetare – arbete som i vissa fall kan automatiseras.

 

Därför är det viktigt

Att minska resurserna utan att överväga vilka konsekvenserna skulle bli ur ett kompetens- eller kapacitetsperspektiv kan bli dyrare än att inte göra någonting alls.

 

REKOMMENDATIONER

Styr upp interaktionen med dina IT-tjänsteleverantörer

  • För att säkerställa leverantörernas kontinuerliga leverans i dessa tider, kontrollera regelbundet att leverantörerna lever upp till sina åtaganden och se till att de använder lämpliga säkerhetsåtgärder.
  • Säkerställ att personal finns tillgänglig i rätt omfattning när din organisation återgår till en relativt normal aktivitetsnivå.
  • Kommunicera planer aktivt, revidera riskbedömningar och minimera möjliga osäkerheter. 

 

Omfamna en ny kultur  

  • Upprätta tydliga policys och riktlinjer för hur arbetet ska ske i den nya distribuerade och digitala verkligheten.
  • Vårda känslan av laganda och gemenskap genom att betona vikten av digitala teammöten, kunskapsdelning och sociala evenemang.
  • Fokusera på flexibilitet, medarbetarnas inflytande och förtroende för organisationens framtida operativmodell.

 

Intensifiera interaktionen mellan ledare och anställda

  • Etablera en närvaro på dina anställdas hemmakontor genom att använda video som kommunikationsmedel, ha veckovisa synkroniseringsmöten och genomföra mer frekventa utvärderingar av anställda baserade på resultat.
  • Satsa på digital förändringsledning för att hantera krisen ur ett medarbetarperspektiv.

 

Att mäta prestation är viktigare än någonsin

  • Använd rätt metoder för att mäta medarbetarnas prestationer, justera KPI:er om det behövs.
  • Prioritera dagliga stand-ups, ha en virtuell Kanban-tavla, eller nyttja andra tekniker för att skapa ökad transparens och engagemang. 

 

Automatisera för att minska den administrativa arbetsbelastningen

  • Använd Robotic Process Automation (RPA) för att hantera repetitiva aktiviteter, för att erhålla färre fel, ökad produktivitet och kostnadsbesparingar. 
  • Analysera de administrativa uppgifterna inom nyckelområden och överväg RPA som ett medel för att frigöra resurser som kan omfördelas till andra områden.

 

SÅ HÄR KAN CGI BUSINESS CONSULTING HJÄLPA TILL

IT Sourcing och leverantörsstyrning

  • Skapa en IT sourcingstrategi som stöder IT- och affärsstrategin, säkerställer en stabil leverans över tid och ger möjligheter till skalbara kostnader.
  • Stötta i alla faser av IT-sourcingprocessen, från krav till påskrivet leverantörsavtal.
  • Se över leverantörsavtal för att identifiera snabba kostnadsbesparingar och överlappande funktioner/tjänsteleveranser samt för att implementera skalbarhet.
  • Anpassa SLA:er och tjänsteleveransernas mål end-to-end. 
  • Skapa förvaltnings- och styrmodeller för strategiska leverantörer.
  • Ta fram modeller för hantering av flera tjänsteleverantörer (SIAM) för att säkerställa transparens och heltäckande tjänstenivåer som kan hållas end-to-end. 

 

Digital arbetsplats

  • Utveckla, konfigurera och utbilda i verktyg och nya arbetssätt för digital samverkan.
  • Stötta medarbetare, team, avdelningar och organisationer i att öka sin produktivitet genom att nyttja ett brett utbud av verktyg för digitala arbetsplatser. 

 

Ledarskapsutveckling

  • Skapa riktlinjer för ett stöttande och coachande ledarskap i en distribuerad miljö.
  • Stötta och coacha ledare på alla nivåer för att utveckla en god kultur för samverkan.
  • Ta fram och etablera en modell för utvärdering av medarbetarnas prestation, inklusive KPI:er, baserad på värdeskapande. 

 

Implementering av Robotic Process Automation

  • Applicera vårt RPA-ramverk för att stötta alla steg i RPA-resan inklusive analys, beslutsfattande och implementering.
  • Dela med oss av våra partnerskap med de bästa RPA-leverantörerna i branschen. 

 

Flexibelt och strategiskt tänkande på alla nivåer 

 

SITUATION

Att hantera effekten av coronakrisen kräver strategiskt tänkande och planering. Detta för att minimera effekterna av nedskärningar och att samtidigt förbereda sig för de oundvikliga framtida utmaningarna till följd av förändrade sociala och ekonomiska förutsättningar.

Traditionell strategiplanering där organisationer försöker fördefiniera och kartlägga framtiden i detalj är svår att applicera på situationer som den vi nu upplever. Många organisationer ersätter en sådan typ av planering med ett mer agilt tillvägagångssätt så att mål och åtgärder granskas och ses över regelbundet och iterativt, och där strategin utvecklas utifrån pågående innovationer och taktiska beslut.

För att säkerställa att en organisation genomför rätt taktiska åtgärder och strategiska beslut krävs det att datadriven information används i analyser av organisationen och dess förutsättningar. Många data-strategier tenderar att fokusera på datalagring, ägande och integritet snarare än på varför och till vad data ska användas för att generera affärs- och verksamhetsnytta.

 

Därför är det viktigt

För att en strategi ska vara hållbar behöver den vara flexibel och anpassningsbar med realistiska tidshorisonter där data driver innovation. Företag och organisationer behöver anpassa strategier, affärsmodeller och processer för att nå sina långsiktiga affärs- och verksamhetsmål.

 

REKOMMENDATIONER

Anpassa IT-strategin så att den blir mer agil

  • Sätt kortsiktiga strategiska mål (i 3 till 4-månaderscykler) som är anpassade till ett tydligt syfte och en tydlig vision för varje team i organisationen, där det är möjligt att följa upp och göra eventuella justeringar eller lägga till nya mål.
  • Involvera verksamheten i varje fas i målarbetet samt i implementeringsprocessen.
  • Kombinera kortsiktig krisplanering, där fokus är förbättring av organisationens förmåga att överleva, med långsiktig strategisk planering.
  • Utveckla budgetprocessen för kvartalsvis planering och resultatuppföljning som ligger till grund för att koordinera resurser framåt.

 

What if-analys

Förbered dig på olika potentiella scenarier, dess effekter och varaktighet samt identifiera och utvärdera potentiella åtgärder för varje scenario.

Förstå vad som är ett bra, dåligt eller värsta scenario och identifiera vilka potentiella åtgärder som krävs för var och en, så att du på ett strategiskt och proaktivt sätt kan planera för framtiden.

 

Datastrategi som ett affärsmål

  • Etablera en företagsomfattande datastrategi som ägs av företagsledningen, som fokuserar på den data som behövs för att nå de strategiska målen.
  • Definiera de viktigaste utmaningarna och affärskritiska frågorna som måste besvaras, och samla sedan in och analysera den data som hjälper dig adressera dem.
  • Undvik IT-centrerade datastrategier som tenderar att fokusera på datalagring, ägande och integritet snarare än att fokusera på organisationens strategiska mål.
  • Prioritera projekt som fokuserar på dataanalys eller BI.

 

SÅ HÄR KAN CGI BUSINESS CONSULTING HJÄLPA TILL

IT Strategi

  • Skapa och implementera en agil IT-strategi för att stödja flexibilitet.
  • Säkerställa att IT är anpassad till organisationens strategi, vision och mål.
  • Stötta i genomförandet av scenariobaserad analys.
  • Tillhandahålla expertis inom förändringsledning på alla nivåer.

 

Datastrategi

  • Ta fram och implementera en datastrategi för att stödja analys och datadrivet beslutsfattande.  
  • Identifiera nödvändig data utifrån organisationens behov och säkerställa dess kvalitet och förmåga att ge insikter om affären så att den kan utgöra en grund för business intelligence.
  • Datavisualisering och rapportering för att visa en tydlig representation över tillgänglig data i verksamheten.
  • Data Innovation Lab som skapar insikt i vilka möjligheter som finns och hur nästa steg kan tas mot en datadriven verksamhet.

 


KONTAKTA OSS FÖR MER INFORMATION

Luke Croome
Manager
Business Technology Management
CGI Business Consulting  
luke.croome@cgi.com
+46 76 557 90 18

Sofia Nilsson
Vice President Consulting Services
Head of Business Technology Management
CGI Business Consulting  
sofia.nilsson@cgi.com
+46 72 546 49 71