Digitaliserade verksamhetsprocesser och moderna e-tjänster. Inspektionen för Vård och Omsorg, IVO, har påbörjat en resa för att bli helt digital till 2020. Målet är givet: alla medborgare ska få bättre vård och trygghet.

Lex Maria och lex Sarah är uttryck som de flesta av oss känner igen. Men att dessa anmälningar handläggs hos Inspektionen för Vård och Omsorg, IVO, är det kanske inte lika många som vet. IVO grundades 2013 och har ansvar för tillsynen av landets hälso- och sjukvård samt socialtjänst. Myndigheten hanterar årligen 20 000 tillsynsbeslut, gör 3 300 inspektioner och tar 2 500 beslut som rör tillståndsprövning. Med så många ärenden på bordet krävs snabb och lättillgänglig information för att kunna fatta korrekta beslut.

Med hjälp av CGI, som har ansvaret för drift och utveckling av myndighetens it-miljö, håller IVO nu på att ta nästa steg i den digitala resan som påbörjats. 2016 sjösattes programmet IVO 2020, med målet att bli en helt digitaliserad myndighet till 2020.

Vi ska bland annat digitalisera våra verksamhetsprocesser, kunna erbjuda moderna och tillförlitliga e-tjänster och automatisera de processer som går att automatisera. Det ska bli lättare för våra medarbetare att arbeta och de som vill ta kontakt med oss kommer kunna göra det via smarta e-tjänster, förklarar Jonas Olsson, it-chef på IVO.

En av de viktigaste delarna i digitaliseringsprojektet är att få verksamheten med på tåget.

"Vi har lagt stor vikt vid att handläggare och referensgrupper har fått tycka till. IVO 2020 är inget teknikprojekt utan ett verksamhetsprojekt. Vi vill bygga digitaliseringen utifrån handläggarna och deras behov."

Trots att medarbetarna ännu inte fått se så mycket resultat av digitaliseringen upplever Jonas Olsson att stämningen i verksamheten är positiv.

"Det är tyvärr långa ledtider och handläggarna har inte kunnat använda sig av så många nya digitala lösningar än. Men till hösten kommer det börja hända grejer. Bland annat ska de som söker tillstånd få möjlighet att prova på ett antal nya e-tjänster."

Tjänsterna riktar sig till dem som söker tillstånd för att bedriva Hem för vård eller boende (HVB). De nya e-tjänsterna kommer att snabba på processen för den som ansöker om tillstånd och bidra till att ärendehanteringen blir mer effektiv, förutsägbar och rättssäker. Det kommer även att finnas bättre möjligheter att följa sitt ärende via en Mina sidor-funktion.

DÄREFTER SKA IVO digitalisera ärendehanteringen. Då kommer användarna på IVO att få ett bättre handläggnings- och beslutsstöd med minskad manuell hantering. Det kommer till exempel innebära större möjligheter att enkelt följa upp delprocessens mål inom lex Maria.

"Tanken är att vi ska skapa möjligheter att integrera vår information med externa intressenter som till exempel andra myndigheter, förklarar Jonas Olsson."

I praktiken innebär det att en inspektör genom IVO:s ärendehanteringssystem ska kunna söka och få ta del av information som har registrerats hos någon annan myndighet och därmed kunna öka effektiviteten rejält. Något som tidigare inte varit möjligt. I förändringsarbetet har IVO inspirerats av hur andra myndigheter arbetar digitalt.

"Vi har tittat mycket på Skatteverket och hur de jobbar med e-tjänster. De ligger verkligen i framkant. Vi har även inspirerats av Socialstyrelsen och Försäkringskassan."

I dagsläget hanterar IVO omkring 20 000 tillsynsbeslut per år och informationsmängderna lär fortsätta att öka i framtiden.

"Vi måste redan nu bygga rätt förutsättningar för att kunna ta fram den information vi behöver. I och med att vi är en myndighet som hanterar känslig information så har vi självklart behövt ta hänsyn till det. Det har inte bromsat projektet men vi måste hela tiden vara säkra på att vi utformar allt på rätt sätt."

Hur kommer då Sveriges modernaste myndighet att se ut 2020 när allt ska vara digitaliserat?

"Vi kommer ha frigjort mycket tid bland våra inspektörer. De kommer kunna arbeta mer digitalt oavsett var de fysiskt befinner sig. Många processer kommer vara automatiserade och vi kommer exempelvis inte längre behöva scanna eller lämna ut fysisk information, säger Jonas Olsson. Våra handläggare kommer kunna lägga sin tid och sin kompetens på det de är bäst på. Så i slutänden är ju förhoppningen att alla ska uppleva att de får bättre vård och trygghet tack vare vår digitalisering."

DET HÄR ÄR IVO

IVO grundades den 1 juni 2013 då myndigheten knoppades av från Socialstyrelsen. IVO ansvarar för tillsyn och tillståndsprövning inom hälso- och sjukvård och liknande verksamheter. IVO handlägger även anmälningar, till exempel enligt lex Sarah och lex Maria, enskilda personers klagomål på hälso- och sjukvård.

 

TEXT: MALIN LARSHAMMAR FOTO: SUSANNE KRONHOLM/JOHNÉR