Skatteverket ligger oftast på topp när allmänheten betygsätter våra myndigheter. Smarta e-tjänster är en del av förklaringen. Nu pågår arbetet med nästa generations digitala tjänster. Johan Schauman, digital strateg på Skatteverket, berättar vad som krävs för att klara en snabb digital utveckling.

Den 3 maj kunde Skatteverket notera ännu ett rekord. Då hade närmare 5,8 miljoner svenskar lämnat in sin deklaration digitalt, en ökning med drygt 200 000 jämfört med året innan.* Omvandlingen av Skatteverkets tjänster – som en gång var ett krävande pappersarbete för gemene man – har lett till att myndigheten rusat uppåt på såväl allmänhetens förtroendelistor som it-branschens topplistor.

”E-tjänsternas okrönta mästare”, skrev till exempel nättidningen Internet World när de betygsatte myndigheternas webbsidor tidigare i år (där Försäkringskassan dock knep förstaplatsen). Många tror kanske att Skatteverket skulle kunna slå sig till ro med tanke på denna utveckling. Men absolut inte, menar Johan Schauman, en av de drivande bakom verkets digitala utveckling.

Vi utsågs till Sveriges modernaste myndighet 2011, men det är mycket som har hänt sedan dess. Kundernas beteende och förväntningar har ändrats snabbt. Vi måste få upp farten i vår egen utveckling nu, både internt och när det gäller att ta fram nya tjänster, säger Johan Schauman när vi träffas någon månad efter att svenskarna lämnat in sina deklarationer.

Visst, för de flesta – runt 75 procent av befolkningen – fungerar skattehanteringen väldigt smidigt. Det handlar oftast om ett par minuters jobb framför mobilen eller datorn. Men för till exempel företag eller personer som gjort bostadsaffärer – runt en kvarts miljon svenskar per år – är det fortfarande en ganska bökig process, menar Johan Schauman.

"Ta exempelvis den som säljer ett hus i mars 2017. Den försäljningen ska in på deklarationen först ett år senare då du oftast har hunnit släppa hela affären. Det kräver att du sparar kvitton etc. All denna dokumentation borde kunna gå in i systemet på rätt ställe på en gång och registreras så att man blir av med det."

Det går även att förklara svåra saker på ett enkelt sätt.

"Slutskattebeskedet är sjukt krångligt. Hur många förstår sig på det? Jag skulle vilja att informationen presenteras i en vy som man själv får välja och där man intuitivt förstår vad siffrorna innebär. Till exempel skulle någon med synnedsättning kunna få sina uppgifter upplästa."

En förändring som redan är beslutad är att företag ska rapportera individuella arbetsgivaravgifter löpande från och med 2018 – en ny lag som bygger på ett förslag från Skatteverket.

"Både arbetsgivare och anställda får då snabbare koll att det blir rätt och eventuella fel kan korrigeras. Och arbetsgivarna kan dra rätt skatt direkt. Samtidigt är det ett sätt att komma åt svartjobben. Nu gäller det att skapa tjänster som underlättar för företagen att redovisa enligt den nya lagen, säger Johan Schauman."

För att snabba på den digitala utvecklingen sjösatte Skatteverket förra året en digital agenda fram till 2020. Tanken är att både kunna skapa nya smartare tjänster och förebygga och motverka fel och fusk. Agendan består av fem punkter: styrning och ledarskap, samarbete och arbetssätt, tjänsteutveckling, avancerad kontroll av data samt förutsättningsskapande teknik och säkerhet.

"Bara ett av dessa områden innehåller ren teknik. De övriga är så kallade mjuka faktorer eller hur vi kan dra nytta av tekniken. Vi måste både öka den digitala mognaden internt och ta fram nya verksamhetsmodeller, och samtidigt utveckla nya individanpassade tjänster utifrån kundernas behov. Kanske till och med genom att bara skapa förutsättningar och lita på att andra utvecklar nyttan."

Johan Schauman är jurist i grunden. På utbildningen var motivationen lite sisådär, tills skatterätt kom upp på schemat.

"Den är politiskt baserad och en bra grogrund för värdekopplade diskussioner. Då ökade min motivation och betygen blev bättre."

Efter utbildningen blev det ett vikariat på SEB, där han hjälpte förmögna privatpersoner att deklarera. Kort efter, när millennieskiftet närmade sig, fick han jobb på Skatteverket.

"Jag tänkte att jag bara skulle jobba här en kortare tid. Men i den här vevan gick Skatteverket från att vara en kontrollmyndighet till att fokusera på service och bemötande med mer kunddrivna processer. Det passade min personlighet bra. Jag tycker om att förklara och hjälpa, säger Johan Schauman, som under årens lopp varit både handläggare, sektionschef och projektledare för systemutvecklingsprojekt."

Idag står det deklarationsexpert på visitkortet. Han är en ofta uppskattade talare på olika event, där han helst pratar utan manus och powerpoints. Och under våren återfinns han emellanåt i tv-soffan och berättar om de bästa deklarationstipsen. Efter snart 20 år tröttnar han inte på sitt verk. Tvärtom är han mer taggad än någonsin nu med de förändringar som står för dörren.

Utmaningen för Skatteverket nu, menar Johan Schauman, är att fortsätta med den digitala utvecklingen utan att göra avkall på säkerhet och trygghet. En viktig del i strategin är också att utveckla nya tjänster i samarbete med externa samarbetspartner – både andra myndigheter och företag.

"Vi vill jobba tillsammans med andra för att skapa värde. Det är något jag brukar säga till exempel på CGI-eventen: de här tankarna finns hos oss, kan vi göra någonting tillsammans? Processen är transparent. På sajten utveckla skatteverket.se kan vem som helst gå in och ge synpunkter och idéer till hur man kan förbättra och förenkla processer och testa nya prototyper. Tanken är att skapa en plattform för medskapande."

Förtroendet bland medborgarna är grunden. Vi måste använda resurserna på rätt sätt. Då handlar det om att förenkla processerna, minska krånglet och istället satsa på att komma åt det grövre fusket, säger han.

Arbetsprocesserna måste gå över gränserna. Jurister, kommunikatörer, tekniker och ekonomer ska sitta tillsammans och inte i enskilda avdelningar.

"Alla måste in i samma rum och jobba med sprintar i projekt på snarare 6 månader än 18–24. Det låter redan klyschigt, men vi behöver verkligen arbeta agilt och tvärfunktionellt på riktigt. Och våga testa och göra om. Ibland måste vi släppa befintliga processer för att göra något nytt."

I 2016 års SOM-undersökningar ligger Skatteverket på topp när det gäller förtroende bland svensken i gemen. Men det kan också innebära att det blir svårare att förändra för mycket i processerna.

"Utmaningen är att ha en hög servicenivå och ha fortsatt högt förtroende – samtidigt som vi ska vara disruptiva och göra det vi aldrig gjort. Det är en balansgång. Vi får inte bli en bromskloss, men inte gasa för hårt heller."

TEXT: JOHAN WICKSTRÖM FOTO: JENNIFER GLANS

 

Johan Schaumans fem tips för att klara den digitala utvecklingen

1.   Läs på

Var ödmjuk inför det faktum att man faktiskt behöver veta saker om teknikens möjligheter, svårigheter och gränser. Ganska få i ledningsgruppen kan särskilt mycket om det här och hamnar i händerna på dem som är tekniker men inte nödvändigtvis förstår affären eller kunden.

2.   Skapa en tydlig bild för verksamheten

Eftersom det är svårt att veta vilken teknik som kommer att funka eller ens finnas eller hur kundernas behov förändras över tid – sätt upp en bild av var ni vill vara inom max fem år. Det är viktigt att kunna hålla sig i något under förändringen.

3.   Pröva nytt och gör det nu

I en disruptiv tid kommer många nya idéer att komma och gå. Ingen kan veta vad som kommer att ”slå”, men ju mer man testar, desto mer lär man sig vad som kanske kan bli bra.

4.   Släpp taget om det som varit

Ingen kan tro att en revolution kan ske sömlöst? Om vi fortsätter mäta och värdera vår verksamhet precis som idag så lär vi få ”more of the same”. Ifrågasätt om vi verkligen mäter det vi vill ha. Och för att veta vad vi vill ha – gå till din vision/strategi.

5.   Våga, våga, våga

Att sluta med det vi gjort länge eller att sluta göra det på det sätt vi är vana vid är obehagligt och läskigt. Särskilt som det inte finns några garantier för att det nya som vi har valt blir bättre, åtminstone inte med en gång.

 

OM JOHAN SCHAUMAN
Ålder: 45 år.
Jobb: Digital strateg på Skatteverket.
Utbildning: Juristlinjen.
Familj: Frun Anna och två döttrar, Julia, 20 år, och Ella, 16 år.
Bästa sajt: text-tv.se – ”Det låter som ett tips från 80-talets DDR, men mitt i alla sociala medier och paketerade explosioner av grafik, bilder och likes är det som balsam för sinnena att få snabb och kortfattad info”