Utmaning 1 – att identifiera processer

Du har läst om RPA, sett några demonstrationer och kommit fram till att din organisation kan ha nytta av tekniken. Vid det här laget frågar du dig kanske vilka processer som lämpar sig bäst för robotisering. Möjligen har du läst att processerna måste vara repetitiva och regelbaserade för att robotiseras, men vad betyder det egentligen och hur gör du för att identifiera dem?

En ”process” som lämpar sig för RPA är först och främst en uppgift som någon inom organisationen utför. Oftast är det en uppgift som tar några minuter och som kanske ingår i en längre process. Ett exempel kan vara att boka fakturor i bokföringssystemet, lägga in uppgifter om nya medarbetare i HR-systemet eller skaffa mer information om ett kundärende på ett callcenter.

Nästa viktiga steg är att fokusera på uppgifterna som ska utföras vid datorn med hjälp av olika applikationer, Excelark, mejl, webbplatser eller webbaserade it-system. En RPA-robot är en applikation som kan använda en ”virtuell” mus och ett ”virtuellt” tangentbord för att interagera med andra applikationer. Roboten har ofta en egen ”datorskärm”, där interaktionerna kan utföras. Normalt kan den interagera med andra applikationer på flera sätt, men förmågan att gå via tangentbord och mus precis som vi människor är dess främsta styrka. Det är också skälet till att processautomatisering kallas just ”robotiserad”. En arbetsuppgift som består i att klicka på något på datorskärmen och skriva in uppgifter i olika applikationer, Excelark osv. brukar därför vara bra att börja med.

Det finns också några saker jag brukar rekommendera att man undviker vid de första automatiseringarna. Dessa går att lösa med lite jobb, men oftast finns det gott om andra uppgifter att börja med som inte innebär samma utmaningar. De saker man helst inte bör börja med är följande:

A. Processer som innebär att läsa text från en skannad bild eller en skannad bild i en pdf. I praktiken kan de här ”skannade bilderna” vara allt från ett foto taget med mobilen till en bild från kontorets skanner. Bilderna kan vara felroterade, lågupplösta, innehålla handskriven text och så vidare. Det gör att det kan bli väldigt tidskrävande att läsa dem med tillräckligt bra resultat. Det kan också krävas ytterligare komponenter som normalt inte finns i en RPA-produkt.

B. Processer där steget närmast före den automatiserade uppgiften innefattar komplex mänsklig input och roboten ska använda sig av dessa data. I sådana fall finns en hög risk för att fel i det föregående steget kan få roboten att göra fel eller stanna upp och signalera felaktiga indata. Det leder sannolikt till merarbete för att bygga in kontroller som roboten kan göra innan den börjar med uppgiften.

C. Uppgifter som använder program som nås via Citrix eller RemoteDesktop. En robot kan automatisera dessa uppgifter med hjälp av bildbaserad automatisering. I princip betyder det att roboten tittar på en bild av applikationen den ska interagera med. Då roboten vet till exempel hur de olika fältena i applikation ser ut letar den efter motsvarande fält på skärmen. Det kan göra automatiseringen mindre tillförlitlig och göra att den tar längre tid.

CGI har ett RPA Framework som innehåller ett smidigt verktyg som du kan använda för att identifiera processer som lämpar sig för RPA och på så sätt snabba upp det första steget.

Utmaning 2 – behörighet och användare

Efter att ha identifierat processer som lämpar sig för RPA börjar många med att skörda ”de lågt hängande frukterna” och automatisera en eller ett par processer. Det brukar ta mellan fyra och sex veckor. Det finns dock ett hinder som gör att det ibland drar ut på tiden: att roboten måste få behörighet till de system och applikationer den ska använda.

Det kan låta som en bagatell, men erfarenheten har visat att det kan ta allt från en dag upp till ett par månader att registrera de användare som behövs, konfigurera behörigheten och testa att allt fungerar som det ska. Det försenar projektet och gör att det dröjer längre innan automatiseringen lönar sig.

För att minimera väntetiden kan du redan nu börja diskutera med it-avdelningen så att de är beredda på att hantera behörigheterna när det är dags.

Utmaning 3 – testfall

När processen har automatiserats är nästa steg att testa den. En robotiserad process måste vara tillräckligt robust för att hantera oväntade indata och andra överraskningar som dyker upp. Därför behöver testfallen vara varierade och bestå både av sådant som en robot kan hantera och fall där roboten ska upptäcka fel.

För vissa processer eller uppgifter kan det vara svårt att hitta en bra uppsättning testfall. Därför rekommenderar jag att man funderar igenom saken redan innan man börjar, så att en tillräckligt lång testfas kan planeras in. 

Sammanfattningsvis, de flesta RPA-projekt är verkligt agila och går snabbt att genomföra. Men det finns några utmaningar som kan göra att det går trögt i början. Det gäller att börja med några väl valda processer eller uppgifter, ordna alla användarkonton och behörigheter som krävs och se till att ha bra testfall för att testa att automatiseringen är robust. Med lite framförhållning och en erfaren samarbetspartner klarar du utmaningarna galant och kan snart få verklig nytta av RPA.
 

Add new comment

Comment editor

  • No HTML tags allowed.
  • Lines and paragraphs break automatically.
Blog moderation guidelines and term of use